Datenschutzrichtlinie für TrueDEM

Geltungsbereich

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt die Datenschutzpraktiken von panagenda für TrueDEM

Sie gilt ausschließlich für die innerhalb des Dienstes erfassten und verarbeiteten Daten. Sämtliche Daten im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung zwischen panagenda und Ihnen (Vertriebskontakte, Zahlungsinformationen usw.) werden durch unsere allgemeine Datenschutzrichtlinie abgedeckt.

Wer wir sind

Die panagenda-Gruppe besteht aus den folgenden Unternehmen:

• panagenda GmbH, Österreich
• panagenda GmbH, Deutschland
• panagenda Inc., USA
• Trust Factory B.V., Niederlande

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten finden Sie im Abschnitt „Kontakt" am Ende dieses Dokuments.
Allgemeine Kontaktdaten aller Unternehmen finden Sie auf unserer Website: https://www.truedem.com/imprint

Was wir erfassen

Die Hauptfunktion von TrueDEM besteht darin, technische Informationen und Nutzungsinformationen von einer Vielzahl von Geräten und Cloud-Diensten zu erfassen und zu analysieren. Daher erfassen wir ein breites Spektrum an Daten. Zum Schutz Ihrer Privatsphäre teilen wir diese Daten in zwei Teile auf, die getrennt verarbeitet und gespeichert werden.

Core Data

Core Data sind anonymisierte Telemetriedaten. Core Data enthalten keinerlei personenbezogene Daten (Personally Identifiable Information, PII).

Privileged Data

Privileged Data können potenziell Informationen enthalten, die unter Datenschutzgesetze oder Unternehmensrichtlinien fallen. Daher werden alle Privileged Data isoliert und in kundenspezifischen Datenstrukturen gespeichert.

Abhängig von den gewählten Einstellungen können die folgenden Informationen erfasst werden:

Anzeigename, E-Mail-Adressen und UPN des Benutzers

Diese werden erfasst, um das Reporting in Benutzeroberflächen zu unterstützen. So könnte beispielsweise Ihr Help Desk Daten zu einem bestimmten Benutzer identifizieren. Dies ist eine reine Cloud-Funktion; der Agent hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf diese Informationen.

IP-Adressen

Diese werden in öffentlich und intern/privat kategorisiert. Sie können verwendet werden, um zu ermitteln, wo sich Personen befinden, beispielsweise wenn Sie die Adressbereiche Ihrer Bürostandorte kennen. Für jede können Sie wählen, ob Sie das Original speichern oder durch einen kryptografischen Hash ersetzen.

Hostnamen

Die Hostnamen der Geräte der Benutzer, zur Unterstützung von Help-Desk-Aktivitäten.

WLAN-Netzwerkinformationen

Zur Identifizierung von Problemen mit Netzwerken und Leistung. Dazu gehören Daten wie die SSID.

Microsoft-Teams-Präsenzverlauf und Anrufaufzeichnungen

Metadaten über die Nutzung von Microsoft Teams für Ihre Analysen, Ihr Reporting und Ihren Help Desk.

Standortinformationen

Werden für Analysen, Reporting und Help-Desk-Aktivitäten verwendet. Diese Daten können auf der genauesten Ebene gespeichert oder durch eine kreisförmige Referenz ersetzt werden, die den Standort auf etwa 160 km annähert.

Wie und warum wir Informationen erfassen

Es gibt zwei Hauptquellen für Informationen: der Agent, den Sie auf den Geräten Ihrer Benutzer installieren und der dann Informationen an uns hochlädt, sowie Ihre Microsoft-Cloud-Dienste, aus denen wir Informationen abrufen. Daten aus beiden Quellen werden an unsere Cloud-Dienste übertragen und dort gespeichert und sind während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt.

Core Data (anonymisiert, keine personenbezogenen Daten) und Privileged Data (personenbezogene Daten) werden getrennt gespeichert, und auf Privileged Data kann nur über die Konten der von Ihnen dazu autorisierten Mitarbeiter zugegriffen werden.

Wir verwenden Ihre Daten oder greifen darauf zu, um:

• Unsere Verpflichtungen aus etwaigen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen zu erfüllen (Core und Privileged Data)
• Ihnen Support und Wartung bereitzustellen (Core und Privileged Data)
• Benchmarks zu erstellen und durch statistische Analysen Erkenntnisse zum Nutzen aller Kunden zu gewinnen (nur Core Data)
• Eine öffentliche Website zu betreiben, die aggregierte Informationen über den Status von Microsoft-Cloud-Diensten bereitstellt (nur Core Data)
• Unsere Systeme zu betreiben, zu debuggen, zu testen und zu verbessern (Core und Privileged Data)

Wohin wir Ihre Daten übertragen und wo wir sie speichern

Zur Unterstützung unseres Betriebs nutzen wir die Cloud-Infrastruktur von Anbietern wie Microsoft. Die Datenschutzrichtlinie von Microsoft finden Sie hier: https://azure.microsoft.com/en-us/support/legal/

Der Rechtsraum kann von Ihnen gewählt werden. Derzeit stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• US
• EU

Nach der Erfassung werden die Daten an den gewählten Standort übertragen und dort gespeichert. Sowohl Core Data als auch Privileged Data verbleiben am gewählten Standort, sofern Sie keine Übertragung an einen anderen Standort anfordern.

Mit panagenda verbundene Unternehmen haben zu den weiter oben beschriebenen Zwecken unter dem Schutz dieser Datenschutzrichtlinie Zugriff auf die Daten aus den Rechtsräumen, in denen sie tätig sind. Sie haben Zugriff auf die Daten aus den Rechtsräumen, in denen Ihre Organisation tätig ist.

Für jede Übertragung von Daten über Rechtsräume hinweg setzen wir geeignete, gesetzlich vorgeschriebene Lösungen um (z. B. Standardvertragsklauseln, Privacy Shield gemäß Artikel 5 DSGVO).

Wie wir Ihre Daten schützen

Zunächst das Wichtigste: Die Sicherheit Ihrer Daten ist für uns von höchster Bedeutung.

Sie vertrauen uns sehr sensible Informationen an. Deshalb wurde unser Dienst von Grund auf mit Blick auf die Sicherheit Ihrer Daten entwickelt:

• Alle Daten werden während der Übertragung und im Ruhezustand mit modernster Technologie verschlüsselt.
• Sensible Daten können bereits an der Quelle verschleiert werden. So können unter anderem IP-Adressen durch einen kryptografischen Hash ersetzt und geografische Standorte zu ungefähren Standorten herabgestuft werden.
• Wir trennen die Daten in Core Data (= keine personenbezogenen Daten) und Privileged Data (personenbezogen). Beide werden getrennt gespeichert.
• Die Privileged Data jedes Kunden werden getrennt von allen anderen gespeichert und mit kundenspezifischen Schutzmaßnahmen geschützt.
• Sie können festlegen, dass jeglicher Zugriff auf Privileged Data verhindert wird – sogar durch uns.
• Sie entscheiden, wer in Ihrer Organisation Zugriff auf die Daten erhält.
• Wir befolgen die von Microsoft empfohlenen Best Practices für die Sicherheit von Cloud-Implementierungen.
• Der Zugriff auf unsere Systeme ist streng kontrolliert und auf Mitarbeiter und vertrauenswürdige Partner beschränkt, die unbedingt darauf zugreifen müssen.
• Mitarbeiter und vertrauenswürdige Partner unterzeichnen strenge Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarungen und durchlaufen regelmäßige Sicherheits- und Datenschutzschulungen.

Auch wenn wir uns verpflichten, alle angemessenen Schritte zum Schutz und zur Sicherung Ihrer Daten zu unternehmen, übernehmen wir keine Verantwortung für Ereignisse, die dadurch entstehen, dass sich externe Parteien unbefugten Zugang verschaffen.

Wie lange wir Ihre Daten speichern

Daten werden gespeichert, bis sie zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen gelöscht werden müssen.

Im Einzelnen:

• Wir dürfen Core Data unbegrenzt speichern. Aufgrund ihres anonymisierten Charakters können sie nicht auf die ursprüngliche Organisation oder Benutzer zurückgeführt werden.
• Wir speichern Privileged Data, bis unsere Vertragsbeziehung mit Ihnen erfüllt ist oder bis sie gelöscht werden müssen – entweder auf Ihre Anfrage hin oder aus anderen rechtlichen Gründen.

Andere, die für uns arbeiten

Um unseren Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten, ist es von größter Bedeutung, dass wir die sichere Nutzung von Drittanbietersoftware betonen. Die Sicherstellung der sicheren Bereitstellung solcher Software ist ein wesentlicher Faktor, um Ihre Daten und Systeme vor potenziellen Bedrohungen zu schützen. Bei der Auswahl von Drittanbieteranwendungen ist es entscheidend, Lösungen mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Bezug auf Sicherheit und Zuverlässigkeit zu bevorzugen, die aus seriösen Quellen stammen. Das regelmäßige Aktualisieren und Patchen dieser Anwendungen ist entscheidend, um eine Anfälligkeit für neu auftretende Schwachstellen zu vermeiden. Gehen Sie außerdem vorsichtig vor, wenn Sie Drittanbietersoftware Berechtigungen erteilen oder Daten mit ihr teilen, und halten Sie sich stets an die in unseren Sicherheitsrichtlinien beschriebenen Best Practices.

Panagenda TrueDEM verwendet Drittanbietersoftware gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unseres Software-as-a-Service-Angebots. Die Daten werden nicht weitergegeben oder anderweitig verwendet. Wir behalten uns jedoch das Recht vor, die Server-Logdateien nachträglich zu überprüfen, sofern konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen.

Mit wem wir Ihre Daten teilen

Grundsätzlich geben wir Ihre Daten an niemanden weiter, außer an Parteien, mit denen wir zusammenarbeiten, um diesen Dienst bereitzustellen, wie in den Abschnitten „Andere, die für uns arbeiten" und „Wohin wir Ihre Daten übertragen und wo wir sie speichern" weiter oben beschrieben.

Dies gilt insbesondere für Privileged Data.

Core Data können jedoch verwendet werden, um Erkenntnisse zu gewinnen, statistische Analysen durchzuführen und aggregiert zu werden, um allen unseren Kunden und der Öffentlichkeit anonymisierte Informationen bereitzustellen. Unter keinen Umständen werden auf diesen Daten basierende Informationen darauf zurückführbar oder als von Ihrer Organisation oder einer bestimmten Person in Ihrer Organisation stammend identifizierbar sein.

Darüber hinaus können wir gezwungen sein, Ihre Daten (Core oder Privileged) offenzulegen:

• Als Reaktion auf einen Durchsuchungsbefehl, eine gerichtliche Anordnung oder ein ähnliches rechtliches Ersuchen eines Gerichts, einer Strafverfolgungsbehörde oder einer anderen Behörde
• Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
• Um eine Straftat zu melden (etwa den Verdacht auf Kindesausbeutung)

Geschäftsübertragungen

Im Zuge der Weiterentwicklung unseres Geschäfts können wir an einer Umstrukturierung, einem Zusammenschluss, einer Übernahme oder einem Verkauf unserer Vermögenswerte beteiligt sein. Ihre Informationen können im Rahmen eines solchen Geschäfts übertragen werden, unterliegen aber weiterhin dem Schutz und den Zusagen einer bereits bestehenden Datenschutzrichtlinie (sofern Sie nicht anderweitig zustimmen). In diesem Fall senden wir Ihnen über die uns von Ihnen bereitgestellten Kontaktinformationen eine Benachrichtigung und erläutern Ihre Optionen.

Rechte

Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, das Recht, Auskunft über personenbezogene Daten sowie deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen oder der Verarbeitung zu widersprechen, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Beruht die Verarbeitung auf einer freiwillig erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), haben betroffene Personen das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Mit diesem Hinweis stellen wir Ihnen einige allgemeine Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserer Vertragsbeziehung bereit. Informationen über andere Verarbeitungstätigkeiten als die mit diesem Dienst verbundenen werden gegebenenfalls gesondert bereitgestellt.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben Sie die folgenden spezifischen Rechte:

• Recht auf Information: Wenn Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden, haben Sie das Recht, davon Kenntnis zu erhalten (siehe weiter in Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung oder Löschung, Auskunft: Sie haben das Recht, auf die Informationen zuzugreifen und sie unverzüglich berichtigen zu lassen, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind.
• Recht auf Widerspruch und Einschränkung der Datennutzung: Sie können unter bestimmten Umständen verlangen, dass Ihre Daten gesperrt werden. Sie können der Verarbeitung unter bestimmten Umständen auch aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem standardisierten Format zu erhalten, falls Sie sie an einen anderen Verantwortlichen übertragen möchten (Datenübertragbarkeit). Sie können verlangen, dass jede der oben genannten Änderungen anderen Parteien mitgeteilt wird, denen gegenüber Ihre Daten offengelegt wurden.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Ihr Widerruf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Ihrem Widerruf nicht berührt.
• Recht auf Beschwerde: Sie haben jederzeit das Recht, sich zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Datenschutzrechte verletzt wurden. Bitte wenden Sie sich zu diesem Zweck direkt an uns. Selbstverständlich haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (oder bei einer anderen Behörde in dem für Ihren Wohnsitz zuständigen Land) einzureichen.

So üben Sie Ihre Datenschutzrechte aus

Bitte senden Sie uns ein schriftliches Ersuchen an unseren Datenschutzbeauftragten (die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Dokuments). Wir können keine mündlichen Ersuchen (per Telefon, Chat) annehmen, da wir Ihre Identifizierung möglicherweise nicht gewährleisten können. Daher sollte Ihr Ersuchen eine detaillierte, genaue Beschreibung der Daten enthalten, auf die Sie zugreifen oder die Sie berichtigen lassen möchten. In Fällen, in denen wir begründete Zweifel an Ihrer Person haben, bitten wir Sie möglicherweise, eine Kopie eines Dokuments vorzulegen, das uns bei der Überprüfung Ihrer Identität hilft (z. B. Reisepass; schwärzen Sie bitte die hierfür nicht erforderlichen Informationen). Wir verwenden die Informationen zu Ihrer Identifizierung ausschließlich zu diesem Zweck, und die Daten werden nicht länger als nötig gespeichert.

Cookies und diese Wissensdatenbank-Website

Diese Wissensdatenbank (docs.truedem.com) verwendet keine Werbe- oder Analyse-Cookies und lädt keine Tracker von Drittanbietern. Sie speichert Ihre Design- (Hell/Dunkel) und Spracheinstellungen ausschließlich lokal in Ihrem Browser und nur dann, wenn Sie diese auswählen, damit sich die Website Ihre Auswahl beim nächsten Besuch merken kann. Diese Einstellungen sind rein funktional und werden nicht weitergegeben. Einige Seiten binden Videos von Vimeo ein; diese werden im Datenschutzmodus („Do Not Track") geladen, sodass Vimeo keine Tracking-Cookies setzt.

Änderungen an dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, indem wir das aktualisierte Dokument auf unserer Website veröffentlichen. Sie erkennen an, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen.

Wenn wir Änderungen an dieser Richtlinie vornehmen, die Ihre Rechte oder Schutzmaßnahmen wesentlich einschränken, senden wir Ihnen über die uns von Ihnen bereitgestellten Kontaktinformationen eine Aktualisierungsbenachrichtigung.

Kontakt

Wir freuen uns über Fragen, Ersuchen und Anmerkungen zu dieser Richtlinie oder zu allen von uns erfassten Informationen. Diese sollten an unseren Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Michael Hafner
Schreyvogelgasse 3/10
AT-1010 Wien, Österreich
Mobil: +43 699 18 99 18 09
E-Mail: michael.hafner@panagenda.com